项目管理信息系统是在项目管理组织、项目工作流程和项目管理工作流程基础上设计的，并全面反映它们之中的信息和信息流。所以对项目管理组织、项目工作流程和项目管理流程的研究是建立管理信息系统的前提，而信息标准化、工作程序化、规范化是它的基础。

　　项目管理信息系统可以从如下几个角度进行总体描述：

　　(1)项目参加者之间的信息流通。项目的信息流就是信息在项目参加者之间的流通。在信息系统中，每个参加者作为信息系统网络上的一个节点，他们都负责具体信息的收集(输入)、传递(输出)和信息处理工作。项目管理者要具体设计这些信息的内容、结构、传递时间、精确程度和其他要求。

　　例如，在项目实施过程中，业主需要如下信息：

　　① 项目实施情况月报，包括工程质量、成本、进度总报告;

　　② 项目成本和支出报表，一般按分部工程和承包商作成本和支出报表;

　　③ 供审批用的各种设计方案、计划、施工方案、施工图纸、建筑模型等;

　　④ 决策前所需要的专门信息、建议等;

　　⑤ 各种法律、规定、规范，以及其他与项目实施有关的资料等等。

　　业主通常做出：

　　① 各种指令，如变更工程、修改设计、变更施工顺序、选择承包商等;

　　② 审批各种计划、设计方案、施工方案等;

　　③ 向董事会提交工程项目实施情况报告。

　　而项目经理通常需要：

　　① 各项目管理职能人员的工作情况报表、汇报、报告、工程问题请示;

　　② 业主的各种口头和书面的指令，各种批准文件;

　　③ 项目环境的各种信息;

　　④工程各承包商，监理人员的各种工程情况报告、汇报、工程问题的请示。

　　项目经理通常做出：

　　① 向业主提交各种工程报表、报告;

　　② 向业主提出决策用的信息和建议;

　　③ 向社会其他方面提交工程文件。这些通常是按法律规定必须提供的，或为审批用的;

　　④ 向项目管理职能人员和专业承包商下达各种指令，答复各种请示，落实项目计划，协调各方面工作等。

　　(2)项目管理职能之间的信息流通。项目管理系统是一个非常复杂的系统，它由许多子系统构成，可以建立各个项目管理信息子系统。例如成本管理信息系统、合同管理信息系统、质量管理信息系统、材料管理信息系统等。它们是为专门的职能工作服务的，用来解决专门信息的流通问题，共同构成项目管理信息系统。